Document e Data Capture, il punto di vista di A. Macciola (CTO di Kofax)
Quali sono i motivi catalizzatori che portano al Document e Data Capture?
Il motivo catalizzatore è la maturità delle infrastrutture elettroniche. Un’informazione di qualsiasi importanza è elettronica e ricercabile; un documento stampato viene sempli-cemente rimosso dalla visibilità - ecco perché il “data entry” è un lavoro fine a se stesso.
Un secondo catalizzatore è la natura real-time degli affari, come eviden-ziato dai telefoni cellulari e dalle e-mail. Qualcuno di noi controlla le proprie e-mail o gli SMS una volta al giorno? No, perché le informazioni in tempo reale migliorano le nostre decisioni. Così la necessità diventa immediatamente fare il salto dal documento cartaceo all’informazione elettronica.
Qual’è la differenza tra il Document Capture e il Data Capture?
Noi chiamiamo questa combinazione “enterprise capture”, ma la differenza sta nel come tu utilizzi un documento: utilizzi le sue informazioni in un processo aziendale? Questo richiede il data capture, all’inizio del processo. Vi serve solo vedere o mantenere le sue informazioni? Questo richiede il document capture – archiviandolo, di solito, alla fine del processo. Pensa alle applicazioni per i mutui. Ci sono le informazioni dei sottoscrittori usate nei calcoli – come i credit scores, reddito e debiti – e informazioni che essi necessitano solo vedere – come nelle ispezioni interne o nei rogiti – dove l’archiviazione è sufficiente. La maggior parte delle aziende hanno bisogno di entrambe le proprietà.
Come si è evoluto l’Enterprise Capture?
Il document capture si è evoluto ovunque c’erano elevati volumi di documenti cartacei – HR, pubblica amministrazione, assicurazione, sanità e legale. Ma molte persone oggi vanno avanti solo con l’archiviazione. Il data capture sta esplodendo nelle transazioni dell’industria pesante come i servizi finanziari, gli assegni, gli effetti attivi e l’elaborazione dei reclami. Anche i trasporti e la logisti-ca sono in aumento: pensate a tutte quelle informazioni presenti tra le bolle di consegna, lettere di vettura e documenti dei clienti.
Quali sono i passi iniziali per impementare il Document e Data Capture?
Primo, mettere a fuoco. Le persone vedono una demo dell’archiviazione o del data capture e immediatamente pensano a 20 posti dove potrebbero utilizzarli. Kofax, con i suoi partner, aiuta i suoi clienti a fare una selezione – mappare con chiarezza le immissioni, i contenuti e i flussi dei documenti – e a cercare i “punti di contatto”: quali documenti sono “high touch”, richiesti da tante persone? Ecco, quei documenti dovrebbero essere catturati.
Questa tecnologia esiste da tempo?
Non in una sola applicazione. Molti fornitori fanno bene sia l’archiviazione che il data capture. Voi li potete mettere insieme da due fornitori, se non addirittura da tre, ma non vedrete il ROI per anni, se non addirittura mai. Trattare con un solo fornitore accorcia drasticamente i tempi di implementazione e riduce i costi operativi.
L’Enterprise Capture è una convenienza o c’è un reale ROI?
C’è un ROI rilevante. Anche in un’economia in calo le aziende stanno cercando guadagni di produttività di oltre il 50% - e un ROI del 100% al di sotto di un anno. Uno dei nostri clienti, una società di telecomunicazioni, catturerà ed estrarrà dati da oltre 8 milioni di fatture e rapporti spese annui; questo vuol dire 8 milioni di documenti che le persone del data entry non vorrebbero dover processare. In un caso estremo, per la lavorazione dei procedimenti dei mutui, un’azienda è passata da 1.200 persone del data capture, a meno di 200. Tra personale e produttività, ha risparmiato quasi $2 milioni all’anno.
