Un pò di statistica
Non si conoscono i fatti? Queste statistiche possono aiutarvi a comprendere l’importanza del Document Management.
Queste statistiche sono state prese da Gartner e Coopers & Lybrand.
Fatti e considerazioni sulla Gestione Elettronica Documentale (EDM)
Sempre più aziende oggi stanno adottando tecnologie per il Document Imaging e la Gestione Elettronica Documentale.
Perché?
- 70% del tempo lavorativo dei “colletti bianchi” è speso per
elaborare documenti cartacei - 15% di tutti i documenti cartacei è archiviato male o fuori posto
- 30% dei documenti utilizzati quotidianamente contiene informazioni obsolete
- 40% del tempo lavorativo degli impiegati è speso per ricercare documenti archiviati male, fuori posto o perduti
- 20€ è il costo medio per conservare un solo documento
- 80€ è il costo per trovare un documento archiviato male
- 146€ è il costo per riprodurre un documento perduto
- 7.5% di tutti i documenti va perduto
- 90% della carta viene conservata in disordine
- La carta cresce del 25% all’anno per per le aziende tipo, il che significa che sarà duplicata in poco più di tre anni!
- I processi basati sulla carta sono difficili da convalidare per la conformità alle normative governative in vigore
- La maggiorparte delle aziende non possiede backup dei propri documenti cartacei e sarebbero tagliate fuori dal mercato in caso di catastrofi naturali o altri disastri
Miglioriamo le prestazioni
Perché i sistemi di Imaging e di Document Management forniscono le basi per migliorare notevolmente la produttività del personale dell’Ufficio?
- I costi dello storage fisico, dello storage off-site, del reperimento e le spese di distruzione possono essere drasticamente ridotti e potenzialmente eliminati con l’installazione di un sistema di Gestione Elettronica Documentale.
- La collaborazione è molto più facile quando i documenti sono memorizzati elettronicamente. Più persone possono vedere lo stesso documento, allo stesso momento … e senza carta.
- Viene offerta solo l’ultima versione del documento, eliminando la possibilità che diverse versioni di uno stesso documento cartaceo vengano diffuse in tutta l’azienda.
- Viene fatto il backup del document repository insieme alla normale politica di backup aziendale.
Se desiderate parlare ad uno specialista di Imaging per discutere di quali sistemi di gestione documentale e di workflow siano più adatti alla vostra azienda, contattateci pure.
