PDF/A: Cos’è 

PDF/A è uno standard internazionale (ISO19005), sottoinsieme dello standard  PDF, appositamente  pensato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi.

Lo standard  PDF/A è suddiviso in due parti. Solo il PDF/A-1 è approvato, questo è suddiviso in due livelli:

• PDF/A-1a= massimo richiesto dallo standard
• PDF/A-1b= minimo richiesto dallo standard

PDF/A: le caratteristiche

PDF/A contiene le sole informazioni necessarie per visualizzare il documento come nel momento in cui è stato formato. Tutto il contenuto visibile del documento deve essere  incluso, come il testo, le immagini, vettori grafici, fonts, colori  e altro. Un  documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni  o riferimenti ad elementi od informazioni (come i font) non contenuti nel file stesso.

Strumenti per la creazione del formato PDF/A

Diversi prodotti e tools per la creazione, elaborazione e verifica di documenti in formato PDF/A sono commercialmente disponibili.  Per un elenco a titolo d’esempio si veda il sito http://www.pdfa.org/.
In particolare si segnalano i seguenti strumenti:

Open Office

Utilizzare il prodotto OpenOffice, a partire dalla versione  2.4, scaricabile gratuitamente dal sito: http://it.openoffice.org/. Le istruzioni per produrre un PDFA:

1. Aprire il documento di testo  relativo all’atto redatto con i propri relazionali (anche se in formato .doc od  .xls) utilizzando il software (swriter)  di OpenOffice  installato
2. Dalla voce  menu “File” scegliere  quindi l’opzione “Esporta nel formato Pdf …”
3. Dal  Menu “Opzioni PDF”  che si presenta,  nella sezione  “Generale” ,  impostare  la casella  “PDF/A-1”
4. Attivare il tasto “Esporta”.
5. Salvare il documento.

Il documento così salvato (con estensione .pdf ) sarà  in formato PDF/A.

Adobe

Adobe ha integrato le funzionalità di creazione e validazione formato PDF/A a partire dalla  Versione 8 di Acrobat Professional (si veda questo link)

Microsoft

Microsoft ha reso disponibile un componente aggiuntivo scaricabile separatamente in modo gratuito per l’ultima versione della suite dei prodotti MS-Office 2007, che permette la  creazione  di  documenti  compatibili al formato  PDF/A direttamente a partire dai prodotti Office.  Mediante l’installazione del componente denominato “SaveAsPDFandXPS”  per Office 2007 (disponibile  al sito: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=it) sarà possibile  salvare qualsiasi tipo di file Word od Excel in formato PDF,  selezionando dalla funzione “Salva con nome”  il formato “PDF o XPS” e  quindi  impostando il parametro  “Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)”  nella pagina delle opzioni PDF , ottenere il formato PDF/A.

Come verificare un documento PDF/A

La verifica di un documento in formato PDF/A si ottiene tramite prodotti specializzati. Si segnalano tra gli altri:

• Adobe Acrobat 8 Professional e superiori (a pagamento);
• Vari strumenti (si veda ad es. il sito www.pdfa.org) per cui esistono versioni di prova e a pagamento.

Come verificare se un documento NON è PDF/A

Un primo controllo per il formato PDF/A si ha con Acrobat Reader nella versione 9.0 scaricabile da sito : http://www.adobe.com/it/products/acrobat/readstep2.html

Aprire Acrobat Reader e dal menu “Modifica”  selezionare la voce “Preferenze”  quindi  verificare/impostare  l’opzione “Visualizza i documenti in  modalità PDF/A”  con  il valore  “Solo per documenti PDF/A” (in genere opzione predefinita in installazione).

Acrobat Reader 9 evidenziata  in automatico ad inizio pagina  l’informativa “Il documento viene visualizzato in modalità PDF/A”. In tal caso il documento può essere PDF/A, ma la sicura certificazione di questo formato è data dagli altri strumenti sopra indicati.

L’uso di Acrobat Reader 9 è, quindi, utile per verificare se un documento NON è PDF/A, infatti se non appare la dicitura sopra indicata il file non è PDF/A. Se appare la dicitura indicata, il documento può essere PDF/A, ma la certificazione del formato deve essere verificata con gli strumenti di cui al paragrafo precedente.

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Questo articolo è stato pubblicato in Martedì, 13 Ottobre 2009 alle 13:57 ed è archiviato in Content Management, Document Management, PDF. Tagged: adobe, documento, PDF, pdf/a. Puoi seguire qualsiasi replica a questa discussione tramite il RSS 2.0 feed. Puoi lascia un commento, oppure trackback dal tuo sito.