La tua azienda sta pensando finalmente di aprirsi alla “sempre rinviata” risoluzione alla gestione documentale? Noi già conosciamo quali sono le scuse per poterla “rinviare” ancora.

Scusa n. 2:

Nessuno mai ci ha citato in giudizio.

Chi vorrebbe mai citarci in giudizio? Sono sicuro che nella peggiore delle ipotesi, possiamo trovare tutto ciò di cui abbiamo bisogno per difenderci. Non vogliamo avere problemi.

Realtà:

Non c’è bisogno: certamente, saranno i problemi che verranno a cercarvi!

La triste verità è che tu non devi aver fatto qualcosa di sbagliato per avere un’azione legale contro di te. Ma se tu puoi dimostrare alla controparte che puoi prontamente produrre la documentazione contro la richiesta di risarcimento, l’intera questione può semplicemente essere chiusa prima ancora di partire.

Considera, per esempio, ad una controversia riguardo al cambio di beneficiario fatto per una polizza assicurativa sulla vita, cosa che determina chi dovrebbe ricevere, eventualmente, un’ingente somma di denaro a seguito di un incidente o di una morte. Se sei in grado di provare che in un incontro precedente tale modifica fu totalmente autorizzata, probabilmente riuscirai a tenere la questione al di fuori del tribunale – ma questo non potrà succedere senza un sistema per rintracciare e verificare tali moduli.

Anche se il caso dovesse andare avanti, tu sei anche capace di produrre i documenti che il tribunale richiede puntualmente senza dover pagare penali.

A Morgan Stanley, ad esempio, una volta fu inflitta una sanzione di $1,6 miliardi per aver falsificato delle e-mail (perse) prodotte come prova.

Nessuno che io conosca vuole rischiare quel tipo di sanzione! Quindi, se non altro, puoi considerare l’information management come una sorta di polizza assicurativa per le controversie – anche se non ne avrai bisogno, sarai contento di sapere che c’è.

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Questo articolo è stato pubblicato in Martedì, 1 Settembre 2009 alle 18:10 ed è archiviato in Document Management. Tagged: Content Management, Document Management, information retrieval. Puoi seguire qualsiasi replica a questa discussione tramite il RSS 2.0 feed. Puoi lascia un commento, oppure trackback dal tuo sito.