La tua azienda sta pensando finalmente di aprirsi alla “sempre rinviata” risoluzione alla gestione documentale? Noi già conosciamo quali sono le scuse per poterla “rinviare” ancora.

Scusa n. 1:

Se ne abbiamo bisogno, di solito possiamo trovarla.

Noi di solito possiamo trovare le informazioni di cui abbiamo bisogno quando un cliente chiama. A volte serve un po’ di tempo, ma una volta che inviamo una e-mail a tutto il personale chiedendo quelle informazioni, dopo un po’ esse appaiono.

Realtà:

È vero; avendo abbastanza tempo, le persone di solito possono tirar fuori le informazioni di cui necessitano. Ma qualche volta il tempo è un lusso che esse non possono permettersi!

Il provare a cercare un particolare documento in un’azienda è stato paragonato a tutto, come “cercare l’ago in un pagliaio” o come cercare l’Arca, da parte di Indiana Jones, nell’enorme deposito governativo nella scena finale del film.

Il più delle volte, non è un imperativo giuridico che avvia la ricerca, ma piuttosto un motivo aziendale. Ad ogni modo, c’è un costo associato nel farlo, e tale costo tende ad essere esorbitante in una situazione non gestita.

Considera che il lavoratore tipico, in ufficio, spende il 40% del suo tempo nel cercare informazioni, il resto è matematica.

Se solo l’avesse saputo, non pensi che Indiana Jones avrebbe messo un’etichetta sulla cassa prima che essa sparisse nelle fauci del deposito? In questo caso, anche tu, dovresti prendere l’iniziativa di indicizzare i tuoi contenuti aziendali per un facile recupero – prima che sia troppo tardi. (Nella realtà della gestione delle informazioni non c’è un sequel, come nel cinema!)

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Questo articolo è stato pubblicato in Sabato, 29 Agosto 2009 alle 18:46 ed è archiviato in Document Management. Tagged: Content Management, Document Management, information retrieval. Puoi seguire qualsiasi replica a questa discussione tramite il RSS 2.0 feed. Puoi lascia un commento, oppure trackback dal tuo sito.