Gli studi legali talvolta dubitano dei vantaggi della tecnologia acquistata perché i benefici appaiono spesso troppo immateriali.
Ma immaginiamo un “tecnologia” che riduca della metà il tempo che il personale trascorrere ricercando documenti, anche se per solo otto minuti al giorno. Nel corso di un anno, quella tecnologia potrebbe far risparmiare allo studio legale quasi € 5.000,00 per avvocato o dipendente.
Quindi, implementando un sistema di Gestione Documentale (Documenti Management), il ROI immediato può pagare l’investimento già dopo il primo anno.

Studi dimostrano che mediamente i dipendenti addestrati spendono sedici minuti al giorno per cercare documenti smarriti. Gli avvocati e il personale di studio sembrano spendere molto tempo ad esaminare i documenti, sul loro computer e anche sulla loro scrivanie. Se si assume che in media un avvocato lavora 250 giorni all’anno, allora egli trascorre circa 67 ore l’anno a cercare di documenti.Sessantasette ore calcolate con  una tariffa oraria media di € 150/h è pari circa € 10.000,00 solo come costo di “ricerca documenti” (media per ogni avvocato). E per molti studi quella cifra potrebbe essere bassa!

Le soluzioni di Document Management danno un ROI immediato per quegli studi legali che:

• Gestiscono documenti durante il loro intero ciclo di vita; dall’inizio, attraverso la creazione, revisione, revisione, il deposito, diffusione e, se necessario, la distruzione;
• Continuamente ricercano documenti conservati in molti armadi o stanze dedicate ad archivi;
• Hanno spesso più di tre persone coinvolte nella stesura del documento, nel controllo della versione e dell’accesso al documento stesso;
• Necessitano di un sistema di condivisione e organizzazione delle attività e dei compiti relativi ad un documento, senza ricorrere all’invio massivo di e-mail;
• Hanno documenti monitorati/verificati/regolamentati da un’azienda esterna (es. Certificazione ISO);
• Generare documenti che sono cruciali per il funzionamento del proprio studio o delle aziende dei propri clienti.

Allora, perché gli studi legali ancora non investono in questa tecnologia che farebbe risparmiare loro decine di migliaia di euro ogni anno, oltre a semplificare ed ottimizzare il lavoro dell’intero staff grazie alla possibilità della condivisione dei documenti e delle informazioni?

Condividi

Questo articolo è stato pubblicato in Martedì, 6 Gennaio 2009 alle 23:15 ed è archiviato in Document Capture, Knowledge Management. Tagged: Document Management, gestione documentale, roi. Puoi seguire qualsiasi replica a questa discussione tramite il RSS 2.0 feed. Puoi lascia un commento, oppure trackback dal tuo sito.